Dersom du vurderer å avholde din neste generalforsamling digitalt er du ikke alene om dette. Utbruddet av covid-19 er fremdeles ikke under kontroll, og det er derfor stor risiko for at norske virksomheter ikke kan samle deltakerne til et fysisk møte ved avholdelse av årets ordinære generalforsamling. Men det trenger ikke å være et problem.
En positiv bieffekt av koronaperioden har vært at alt fra skoleelever til aksjeeiere har blitt vant til videokonferanser og tilhørende systemer på rekordtid. Terskelen for å ta i bruk digitale verktøy har dermed blitt permanent lavere. Mange ønsker og forvente derfor å kunne delta digitalt på møter, også i en fremtid uten korona.
Etter at regjeringen i 2020 – i forbindelse med koronapandemien – gikk ut og oppfordret næringslivet til å gjennomføre digitale selskapsmøter, er digital deltakelse på vei til å bli den nye normalen. Gjennomføring av digitale selskapsmøter, som for eksempel generalforsamlinger, er også blitt betydelig enklere etter at det nå er blitt innført en ny midlertidig, covid-19-relatert lov, som på mange områder sidestiller fysiske og digitale møter.
Hva regnes som en digital generalforsamling?
En digital generalforsamling er stort sett det samme som en tradisjonell generalforsamling. Det må foreligge en saksliste på saker som skal behandles, det skal være mulighet til å stille spørsmål, det skal stemmes over beslutningssaker og det skal føres protokoll. Forskjellen er at deltakerne ikke er samlet fysisk i et lokale, men i stedet deltar via et digitalt verktøy (videokonferanseløsning, styreportal o.l.).
En digital generalforsamling kan enten være 100 prosent digital – der alle sitter på ulike steder – eller en hybrid, der noen er samlet i et fysisk møte med digital infrastruktur, mens øvrige deltar via samme digitale infrastruktur fra forskjellige lokasjoner.
En variant av digital generalforsamling er en skriftlig behandling. Dette kan for eksempel gjennomføres ved at selskapet på dag 1 sender ut alt av saksdokumenter til deltakerne, der deltakerne frem til dag 10 har mulighet til å sende inn spørsmål til selskapet ved skriftlig henvendelse, og avgi forhåndsstemme (for eksempel via en portal som er tilrettelagt for dette). På dag 10 telles stemmene opp, og det blir ført protokoll som gjøres tilgjengelig for aksjeeierne.
Hva som er mest hensiktsmessig er noe styret må vurdere i hvert enkelt tilfelle. Relevante momenter ved vurderingen kan være blant annet sakenes karakter, aksjeeiernes syn på behandlingsmåten og tilgjengelige teknologiske løsning.
Hva bør du tenke på?
Det er en del fallgruver som man må være klar over ved gjennomføring av en digital generalforsamling. Dersom du vurderer å avholde en digital generalforsamling bør du derfor sette deg inn i en del sentrale forhold, herunder;
- Hvilken handlingsrom er det innenfor lovgivningen?
- Hva kreves det av styrevedtak?
- Hvilken teknisk infrastruktur må være på plass?
- Skal generalforsamlingen være heldigital, hybrid eller som skriftlig behandling?
- Informasjon som bør være med i innkallingen
- Hvordan aksjonærene på en forsvarlig måte kan stille spørsmål og få svar
- Hvordan du kan sikre at stemmegivningen kan gjennomføres og kontrolleres på betryggende måte
- Møteledelse
- Utarbeidelse og digital signering av protokoll
Det kan være resurskrevende å sette seg inn i alle punktene i listen over. For å hjelpe deg på veien har vår partner Orgbrain, sammen med Ernst & Young (EY), utarbeidet en veileder «Slik gjennomfører du en digital generalforsamling i 2021». Veilederen tar deg gjennom de mest sentrale forholdene du bør kjenne til ved avholdelse av en digital generalforsamling, inkludert et eksempel på hvordan en digital generalforsamling kan gjennomføres.
Veilederen har tatt utgangspunkt i aksjeselskap, men veilederen er i stor grad også relevant for andre selskapsformer.
Alt du trenger å gjøre for å få umiddelbar tilgang til veilederen, er å melde deg på vårt nyhetsbrev, ved å fylle ut informasjonen under. Her vil du motta nye blogginnlegg, gode tips, og nyttig informasjon om styrearbeid, regnskap og økonomi. Du kan melde deg av når som helst. Les om personvern her.
